Sortarea şi filtrarea datelor

Sortarea şi filtrarea datelor din aplicaţie se efectuează la fel ca într-o foaie de calcul. Fiecare câmp creat în tabel are afişat şi activat un filtru automat. Astfel se poate să sortaţi foarte simplu şi rapid înregistrările în tabele.

Sortarea

5

 

Sortările se selectează cu instrumentele standard. Sortarea influenţează conţinutul datelor:
• Elemente text – aveţi opţiunea de a sorta în ordine crescătoare (A-Z) sau descrescătoare (Z-A)
• Elemente dată – se poate să sortaţi de la cel mai vechi la cel mai nou sau invers. Şi aici se poate selecta de la A la Z sau de la Z la A.
• Elemente număr – sortaţi de la elementele cele mai mici la cele mai mari. Din nou, în funcţie
de tipul A-Z sau Z-A.

În cazul în care aveţi nevoie să sortaţi după mai multe coloane, este disponibilă opţiunea de sortare complexă, pe care o găsiţi la fia „Pornire” din grupul „Sortare şi filtrare”. Aici se află pictograma „Complex” şi sub ea se află comanda “Filtrare/Sortare complexă”.

 

După ce selectaţi comanda pentru sortare complexă, veţi vedea o comandă asemănătoare aspectului interogării afişate, unde se poate să definiţi condiţiile de sortare pe care le solicitaţi. Selectaţi un câmp după care doriţi să sortaţi şi, utilizând pictograma „Utilizare filtru”, afişaţi datele din tabel care corespund sortării definite.

6

Filtrarea

În versiunea curentă, săgeţile de ajutor sunt afişate în mod automat în titlurile de coloană. Utilizându-le, veţi activa filtrele. Selectarea unui filtru se mai efectuează făcând clic cu butonul din dreapta pe o anumită înregistrare a unui câmp selectat. Filtrarea datelor are loc în baza selecţiei câmpurilor care corespund unui criteriu comun. În vizualizarea implicită sunt disponibile toate înregistrările. Dacă debifaţi caseta de selectare „Selectare totală”, toate înregistrările vor fi debifate. Apoi le selectaţi doar pe cele pe care doriţi sau nu să le afişaţi. După aceea, totul depinde numai de datele pe care trebuie să le selectaţi. Dacă acestea se leagă de un filtru de câmpuri text, se va afişa o selecţie de elemente text. În meniul „Filtre text” veţi găsi tipuri de condiţii: (Începe cu…, Egal cu…, Nu este egal cu…, Conţine… etc.). Dacă filtraţi câmpuri dată, se va afişa alt tip de filtru, cum ar fi „Filtre dată”, unde selectaţi condiţii legate de date (Săptămâna viitoare, Săptămâna aceasta, Anul acesta, Luna aceasta etc.). Cu elementele număr, criteriile se modifică apoi în „Filtre număr” (Egal cu…, Nu este egal cu…, Mai mare decât…, Mai mic decât… etc.).

Calendarul automat

7

 

Este un element inovativ pe care îl veţi aprecia cu siguranţă atunci când introduceţi elemente dată în formulare sau diagrame. Calendarul interactiv predefinit se afişează de fiecare dată când doriţi să adăugaţi o dată. Nu trebuie să vă complicaţi şi să introduceţi manual datele, ci să le selectaţi printr-o pictogramă mică, ce va apărea imediat ce faceţi clic pe câmpul cu data. Aceasta este o inovaţie foarte plăcută, care nu face parte doar din Microsoft Office Access 2007, ci este integrată şi în alte aplicaţii.

 

 

Câmpurile Memo şi formatele lor

Câmpul „Memo”, unde aveţi posibilitatea să introduceţi o cantitate şi mai mare de text, poate avea o lungime de peste 255 de caractere comparativ cu tipul de câmp „Text”. Dimensiunea maximă a acelui câmp este de 64 de caractere cu spaţii. În versiunile anterioare ale aplicaţiei, aveaţi posibilitatea să continuaţi să introduceţi în mod arbitrar cât text doreaţi, însă fără nicio formatare. O inovaţie a noii versiuni este că oferă, de asemenea, opţiunea de a introduce textul în format RTF. Aşadar, acum nu este nicio problemă să formataţi textul dat utilizând fontul Cursiv sau Aldin. Proprietăţilor câmpului „Memo” li s-au adăugat o nouă funcţie, denumită „Format text”, unde aveţi posibilitatea să selectaţi formatul text simplu sau RTF. Cu toate acestea, dacă utilizaţi o bază de date creată în versiunile anterioare, se recomandă să păstraţi formatul text simplu implicit. Formatul implicit pentru noile baze de date este formatul RTF.

Noile câmpuri de tabel

8

Când adăugaţi noi câmpuri într-un tabel, nu trebuie să comutaţi de la o vizualizare la alta. Nu este necesar să comutaţi la Proiectare tabel pentru a adăuga un câmp nou. Acum se poate să faceţi totul în mod direct, când răsfoiţi după date din tabel. La sfârşitul fiecărui tabel veţi vedea întotdeauna elementul „Adăugare câmp nou”, pe care aveţi posibilitatea să îl utilizaţi imediat. Pentru a modifica numele unui câmp, utilizaţi fila context „Foaie de date”, unde veţi găsi pictograma „Redenumire”. Acest câmp serveşte la editarea unui nume de câmp. În fila context „Instrumente tabel” aveţi alte comenzi, care vă vor ajuta să editaţi proprietăţile câmpului fără a fi necesar să comutaţi la vizualizarea Proiectare tabel. Printre principalele proprietăţi ale câmpului pe care se poate să le editaţi se numără:
• Tip date determină exact dacă sunt câmpuri text, număr sau de alt tip.
• Format este dependent de tipul câmpului de date.
• Unic blochează configurarea unei dubluri a câmpului.

9

Şabloanele de câmp

10

 

În versiunea anterioară a aplicaţiei aţi întâlnit crearea de tabele şi probabil că aţi lucrat deja cu experţi şi cu şabloane predefinite. În ciuda faptului că este vorba de o creare pasivă de tabele, acest lucru este agreabil îndeosebi pentru începători, care, utilizând tabele, învaţă şi devin tot mai profesionişti, pentru ca apoi să beneficieze de crearea tabelelor cu ajutorul instrumentului Proiectare tabel.

În noua versiune de Microsoft Office Access 2007, adăugaţi câmpuri din tabele predefinite în tabele deja existente, utilizând noul meniu „Şabloane de câmp”.

De exemplu, dacă doriţi să inseraţi un câmp dintr-un tabel pregătit într-un tabel, selectaţi pictograma „Câmp nou” din fila „Foaie de date” şi aceasta vă va permite să selectaţi din şabloane predefinite. Nu trebuie să editaţi proprietăţile acestor câmpuri, deoarece sunt pregătite deja. Cu toate acestea, dacă una dintre proprietăţile pregătite nu vă convine, aveţi posibilitatea să o editaţi manual.

Câmpul nou se poate adăuga în spaţiul tabelului printr-o simplă glisare de mouse. Câmpul va fi plasat în acelaşi loc din tabel unde aveţi nevoie să îl inseraţi.

Şabloanele de câmp sunt bazate pe fişiere XSD, deci partajarea lor în grupuri sau separarea lor nu reprezintă nicio problemă.

 

 

 

 

Lista de câmpuri

11

Această opţiune de meniu se aseamănă foarte mult cu adăugarea de câmpuri din şabloane. Pe lângă câmpuri predefinite, aveţi posibilitatea să adăugaţi un câmp existent din alt tabel în tabelul dvs, printr-o simplă glisare de mouse. Dacă aveţi deja o oarecare experienţă cu bazele de date, atunci cu siguranţă vă veţi gândi la posibilitatea de conectare şi creare a unei relaţii. Aceasta chiar este o opţiune, cu ajutorul căreia va porni automat „Expertul căutare” şi vă va îndruma prin conectarea tabelelor existente. Câmpurile existente se adaugă într-un tabel deschis deja exact în locaţia care vă trebuie. La fila „Foaie de date”, selectaţi pictograma „Adăugare câmp existent”. Veţi vedea o fereastră „Listă de câmpuri”, în care selectaţi câmpurile pe care doriţi să le adăugaţi în tabel. După ce le glisaţi cu mouse-ul, veţi vedea fereastra „Expert căutare”, unde setaţi şi definiţi proprietăţile celor două tabele legate.

Câmpul de tip ataşare

Acesta este un nou tip de câmp de date, care permite stocarea în baza de date a fişierelor ataşate. Nu este nicio problemă dacă inseraţi chiar mai multe câmpuri într-un astfel de câmp. Principalul avantaj este comprimarea automată, care asigură că baza de date nu se extinde în mod inutil. Aveţi posibilitatea să ataşaţi aproape orice fişier în tabel – de la documente scrise într-un procesor de cuvinte până la imagini.

12Adăugaţi un câmp nou la fel cum procedaţi cu un câmp cu un tip de date noi. Câmpul va fi afişat în tabel cu o agrafă de birou. După ce faceţi dublu clic, veţi vedea fereastra de dialog „Ataşări”. Aici, utilizând butonul „Adăugare…”, inseraţi o ataşare nouă, care va fi comprimată în mod automat.

• Butonul „Salvare ca…” serveşte la stocarea ataşărilor în folderul selectat.

• „Salvare totală…” permite salvarea într-un folder selectat a tuturor ataşărilor legate de o anumită înregistrare.

• „Eliminare” revocă şi elimină fişierul ataşat la o anumită înregistrare dintr-o bază de date.

13

Câmpul multivaloric

Acest tip de câmp este un ajutor excelent nu doar atunci când doriţi să publicaţi date prin Windows SharePoint Services, ci şi pentru că nu trebuie să creaţi conexiuni complexe de tabel de forma relaţiilor N:N. De exemplu, dacă doriţi să conectaţi tabelul la clase şi profesori individuali care predau la o clasă dată, aveţi o ocazie ideală să utilizaţi un câmp cu valori multiple. Procesul se desfăşoară după cum urmează:
• Deschideţi tabelul de control (în exemplul nostru, tabelul cu clase) şi adăugaţi un câmp nou.
• La fila „Foaie de date”, selectaţi pictograma „Coloană de căutare”
• Va apărea Expertul căutare, iar la primul pas selectaţi să citiţi datele dintr-un tabel sau o interogare.
• La celălalt pas al expertului, selectaţi tabelul cu lista de profesori.
• Apoi selectaţi câmpurile pe care doriţi să le răsfoiţi (de ex. codul, numele şi prenumele profesorului).
• Restul setărilor trebuie doar verificate, nu setaţi nicio altă modificare în expert.

14

• În ultima parte a ferestrei expertului aţi setat că doriţi să permiteţi valori multiple.
• Se va crea o conexiune şi relaţie automată când expertul a terminat procesul.
• În tabel veţi avea apoi ocazia să adăugaţi mai mulţi profesori într-o singură clasă.

15

Totalurile din tabele

Fiecare tabel ce conţine date număr, unde aveţi posibilitatea să creaţi orice operaţie matematică, are acum o funcţie „Totaluri”. Aceasta este o opţiune pentru afişarea valorilor rezultate în forma unui total, medie, minimum, maximum, număr etc., deci funcţii de bază similare, incluse în Microsoft Office Excel 2007.

16

Pentru totaluri nu trebuie să creaţi interogări sau formulare, cum se întâmpla în versiunile anterioare ale aplicaţiei, ci să le aplicaţi direct în tabele. La fila „Pornire” din grupul „Înregistrări”, veţi găsi pictograma „Totaluri”. Selectaţi o coloană număr corespunzătoare în tabel şi aplicaţi-i această comandă. Într-o coloană separată veţi avea ocazia să selectaţi un tip de funcţie de care veţi avea nevoie pentru coloană