Adăugarea înregistrărilor direct la tabel în Vizualizare foaie de date

Un tabel deschis în Vizualizare foaie de date seamănă cu o foaie de lucru Excel şi aveţi posibilitatea să tastaţi sau să lipiţi datele într-un câmp sau în mai multe câmpuri - echivalentul celulei într-o foaie de lucru.

Nu este necesar să salvaţi explicit datele. Access efectuează modificările în tabel când mutaţi cursorul într-un câmp nou din acelaşi rând sau când mutaţi cursorul în alt rând.
În mod implicit, câmpurile dintr-o bază de date Access sunt setate să accepte un anume tip de date, cum ar fi texte sau numere. Trebuie să introduceţi tipul de date pe care câmpul este setat să le accepte. Dacă nu, Access va afişa un mesaj de eroare:

q14

Un câmp este posibil să aibă aplicată o mască de intrare. O mască de intrare este un set de caractere de literă şi substituenţi care vă obligă să introduceţi date într-un anumit format.
Cu excepţia ataşărilor şi listelor multivaloare, aveţi posibilitatea să introduceţi numai o înregistrare în majoritatea câmpurilor. Dacă nu ştiţi dacă un câmp acceptă sau nu ataşări, aveţi posibilitatea să verificaţi proprietăţile câmpului. Pentru aceasta, consultaţi paşii din secţiunea Vizualizarea proprietăţilor unui câmp de tabel, mai sus în acest articol. Aveţi posibilitatea să identificaţi întotdeauna o listă multivaloare, deoarece Access afişează o casetă de selectare lângă fiecare element din listă.

Introducerea datelor într-un tabel

1. În Panoul de navigare, faceţi dublu clic pe tabelul de utilizat.
În mod implicit, Access deschide tabelul în Vizualizare proiect - o grilă care seamănă cu o foaie de lucru Excel.
2. Faceţi clic sau plasaţi focalizarea pe primul câmp pe care intenţionaţi să-l utilizaţi, apoi introduceţi datele.
3. Pentru a vă muta la următorul câmp de pe acelaşi rând, apăsaţi tasta TAB, utilizaţi tastele săgeată dreapta sau săgeată stânga, sau faceţi clic pe celula din rândul următor.

Aplicarea formatării text îmbogăţit datelor dintr-un câmp Memo

1. Cu tabelul deschis în Vizualizare foaie de date, selectaţi un câmp Memo.
În mod obişnuit, câmpurile Memo conţin comenzi sau note, astfel încât aveţi posibilitatea să căutaţi un câmp numit "Comentarii" sau "Note". Dacă totuşi nu găsiţi câmpul Memo, consultaţi paşii din secţiunea Vizualizarea proprietăţilor unui câmp de tabel, mai sus în acest articol.
2. În fila Pagină de pornire, în grupul Font, utilizaţi butoanele şi meniurile pentru a formata textul.

q15

Adăugarea înregistrărilor prin utilizarea unui formular

Formularele pentru intrări de date furnizează un mod mai uşor, mai rapid şi mai precis de a introduce date. În mod obişnuit, creaţi formulare când este nevoie să introduceţi date în mai mult de un tabel o dată. De asemenea, creaţi formulare când ascundeţi unele din câmpurile dintr-un tabel, când modificaţi baza de date pentru a fi mai uşor de utilizat (un pas care reduce cheltuielile de instruire) şi când doriţi să vă asiguraţi că utilizatorii introduc datele în mod precis.

Adăugarea sau editarea textului dintr-o casetă de text

Când adăugaţi sau editaţi text într-o casetă de text, lucraţi cu datele fie într-un câmp Memo, fie într-un câmp Text. Pe măsură ce continuaţi, reţineţi că aveţi posibilitatea să setaţi câmpul Memo (sau controlul legat de câmpul Memo) pentru a accepta formatarea text îmbogăţit şi să aplicaţi apoi textului diferite fonturi, mărimi, stiluri şi culori.

Aplicarea formatării text îmbogăţit

Pentru a aplica formatarea:

1. Cu un formular deschis în Vizualizare formular sau Vizualizare aspect, sau cu tabelul deschis în Vizualizare foaie de date, selectaţi câmpul Memo.
2. În fila Pagină de pornire, în grupul Font, utilizaţi butoanele şi meniurile pentru a formata textul.
Aveţi posibilitatea să aplicaţi fonturi cu aspect diferit şi de mărimi diferite, aldin sau cursiv, să modificaţi culorile etc.

Introducerea datelor prin utilizarea unei liste

Când utilizaţi o listă sau un formular, este posibil să vedeţi un control de casetă combo sau un control de casetă listă. Aceste ilustraţii descriu un control de casetă combo şi respectiv un control de casetă listă.

q16

q17

Când utilizaţi o listă într-un set de tabel sau într-un set de rezultate de interogare, Access utilizează în mod implicit o casetă combo. În plus, listele acceptă valori multiple. Dacă vedeţi o listă cu casete de selectare lângă fiecare element, aveţi posibilitatea să selectaţi până la 100 de elemente din lista respectivă. Listele multivaloare care se pot crea fără programare sunt o caracteristică nouă în Office Access 2007 şi soluţionează o problemă frecventă de afaceri. De exemplu, să presupunem că utilizaţi o bază de date Access pentru a urmări problemele de asistenţă a clienţilor. Dacă este necesar să desemnaţi mai mulţi oameni pentru a rezolva o problemă, aveţi posibilitatea să utilizaţi o listă multivaloare. În versiunile anterioare de Access, ar fi fost necesară programare avansată pentru a crea un instrument similar. Ilustraţiile arată listele multivaloare uzuale.

q18q19

Selectarea elementelor dintr-o listă verticală

1. Deschideţi formularul, tabelul sau setul de rezultate de interogare care conţine lista.
Trebuie să deschideţi formularul în vizualizarea Formular sau Aspect. Tabelele şi seturile de rezultate de interogări trebuie deschise în vizualizarea Foaie de date.
2. Faceţi clic pe săgeata în jos de lângă listă, apoi selectaţi elementul dorit.
3. Pentru a memora selecţiile în baza de date, mutaţi cursorul în alt câmp.

Selectarea elementelor dintr-o casetă listă

1. Deschideţi formularul care conţine lista de distribuire.
2. Glisaţi în jos în lista de elemente din caseta listă şi selectaţi elementul dorit.
3. Pentru a memora selecţiile în baza de date, mutaţi cursorul în alt câmp.

Selectarea elementelor dintr-o listă verticală cu casete de selectare

1. Deschideţi formularul, tabelul sau setul de rezultate de interogare care conţine lista.
Listele verticale de casete de selectare pot fi utilizate în formulare, tabele şi seturi de rezultate de interogări. Pentru a le utiliza, deschideţi formularele în vizualizarea Formular sau Răsfoire, iar tabelele şi rezultate de interogări în vizualizarea Foaie de date.
2. Faceţi clic pe săgeata în jos de lângă listă.
3. Bifaţi până la 100 de casete de selectare, apoi faceţi clic pe OK.

Selectarea elementelor dintr-o listă de casete de selectare

1. Deschideţi formularul care conţine lista.
Trebuie să deschideţi formularul în vizualizarea Formular sau în vizualizarea Răsfoire.
2. Faceţi clic pe săgeata în jos de lângă listă.
3. Bifaţi până la 100 de casete de selectare, apoi faceţi clic pe OK.

Editarea elementelor dintr-o listă

Pentru a edita elementele:
1. Deschideţi formularul, tabelul sau setul de rezultate de interogare care conţine lista.
2. Faceţi clic cu butonul din dreapta pe lista pe care doriţi să o editaţi, apoi faceţi clic pe Editare elemente din listă.
Se afişează o casetă de dialog sau un formular de intrare de date. Ecranul pe care îl vedeţi depinde de tipul de listă pe care doriţi să o editaţi. Access utilizează două tipuri de bază de liste — liste de valori şi liste de căutare. Listele de valori afişează un set de elemente pe care îl introduceţi manual, iar listele de căutare utilizează o interogare pentru a regăsi datele din unul sau mai multe tabele. Efectuaţi una din următoarele acţiuni:
Dacă editaţi o listă de valori, utilizaţi caseta de dialog Editare elemente din listă pentru a edita datele din listă şi faceţi clic pe OK după ce terminaţi.
Dacă editaţi o listă de căutare, se afişează un formular de introducere de date. Utilizaţi acel formular pentru a edita datele din listă.