Aveţi posibilitatea să ştergeţi datele din câmpuri individuale atunci când aveţi deschise tabele sau interogări în vizualizarea Foaie de date şi când sunt deschise formulare de introducere de date în vizualizările Formular şi Aspect .

Ştergerea datelor dintr-o foaie de date

Pentru a şterge datele dintr-o foaie:

1. În Panoul de navigare, faceţi dublu clic pe tabelul sau interogarea pe care doriţi să o utilizaţi. Tabelul sau interogarea se va deschide în vizualizarea Foaie de date.

2. Selectaţi datele pe care doriţi să le ştergeţi.
Aveţi posibilitatea să evidenţiaţi datele parţial sau complet sau să poziţionaţi cursorul în câmp.

3. Dacă aţi selectaţi toate datele din câmp, apăsaţi DELETE.
-sau-În fila Pagină de pornire, în grupul Înregistrări, faceţi clic pe Ştergere.

q36

-sau- Dacă plasaţi cursorul în câmp, apăsaţi DELETE sau BACKSPACE, după cum este necesar.

Ştergerea datelor dintr-un formular

Pentru a şterge datele dintr-un formular:

1. În Panoul de navigare, faceţi dublu clic pe formularul pe care doriţi să îl utilizaţi. Formularul se va deschide în vizualizarea Formular.
-sau- În Panoul de navigare, selectaţi formularul pe care doriţi să-l utilizaţi, apoi, în fila Pornire, în grupul Vizualizare, faceţi clic pe Vizualizare, apoi pe Vizualizare aspect.

2. Selectaţi datele pe care doriţi să le ştergeţi.
Aveţi posibilitatea să evidenţiaţi datele parţial sau complet sau să poziţionaţi cursorul în câmp.

3. Dacă aţi selectaţi toate datele din câmp, apăsaţi DELETE.
-sau- În fila Pagină de pornire, în grupul Înregistrări, faceţi clic pe Ştergere. -sau- Dacă plasaţi cursorul în câmp, apăsaţi DELETE sau BACKSPACE, după cum este necesar.

Ştergerea datelor dintr-o listă

Aveţi posibilitatea să ştergeţi date din două tipuri de liste: liste de valori şi liste de căutare. Listele de valori afişează un set de valori predefinite — valori care pot fi introduse manual de dvs. sau de proiectantul bazei de date. În contrast, listele de căutare utilizează o interogare pentru a regăsi valori din alt tabel sau altă interogare, iar acele valori returnate populează ulterior lista. Elementele dintr-o listă de valori se află în acelaşi tabel cu celelalte valori dintr-o înregistrare. Prin contrast, datele dintr-o listă de căutare se află într-unul sau mai multe tabele. Pentru a elimina datele dintr-o listă de valori, deschideţi tabelul şi editaţi elementele. Eliminarea datelor dintr-o listă de căutare necesită paşi suplimentari, iar acei paşi pot dacă interogarea pentru listele de căutare obţine datele dintr-un tabel sau din altă interogare. Dacă interogarea pentru lista de căutare se bazează pe un tabel, identificaţi tabelul şi câmpul care conţin datele care apar în listă. Apoi deschideţi tabelul sursă şi editaţi datele în acel câmp. Dacă interogarea pentru lista de căutare se bazează pe altă interogare, trebuie să deschideţi cea de-a doua interogare, să găsiţi tabelul sursă din care obţine datele a doua interogare, apoi să modificaţi valorile din acel tabel.

Eliminarea datelor dintr-o listă de valori

Pentru a elimina datele:
1. În Panoul de navigare, faceţi clic cu butonul din dreapta pe tabelul pe care doriţi să îl modificaţi, apoi faceţi clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
2. În secţiunea superioară a grilei de proiectare, selectaţi câmpul din tabel care conţine lista de valori.
3. În secţiunea anterioară a grilei, faceţi clic pe fila Căutare, apoi găsiţi proprietatea Sursă rânduri .
În mod implicit, elementele dintr-o listă de valori sunt încadrate în ghilimele duble şi sunt separate prin punct şi virgulă: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
4. Eliminaţi elemente din listă după cum este necesar. Nu uitaţi să ştergeţi ghilimelele duble care încadrează fiecare element. De asemenea, nu lăsaţi un semn punct şi virgulă la început, nu lăsaţi două semne de punct şi virgulă alăturate (;;), iar dacă eliminaţi ultimul element din listă, eliminaţi şi ultimul semn punct şi virgulă.

Dacă ştergeţi un element dintr-o listă de valori iar înregistrările din tabel utilizează deja acel element şters, elementul şters rămâne parte din înregistrare până când îl modificaţi. De exemplu, să presupunem că firma dvs. are un depozit în oraşul A, dar apoi vinde acea clădire. Dacă eliminaţi oraşul "A" din lista de depozite, veţi vedea oraşul "A" în tabel până când modificaţi valorile respective.

Eliminarea datelor dintr-o listă de căutare

Pentru a elimina datele:
1. În Panoul de navigare, faceţi clic cu butonul din dreapta pe tabelul pe care doriţi să îl modificaţi, apoi faceţi clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
2. În secţiunea superioară a grilei de proiectare, selectaţi câmpul de căutare.
3. În secţiunea anterioară a grilei de proiectare, faceţi clic pe fila Căutare, apoi găsiţi proprietăţile Tip sursă rânduri şi Sursă rânduri
Proprietatea Tip sursă rânduri ar trebui să afişeze Tabel/Interogare, iar proprietateaSursă rânduri trebuie să conţină o interogare cu referinţe la un tabel sau la altă interogare. Interogările pentru câmpurile de căutare încep întotdeauna cu cuvântul SELECT. De obicei (dar nu întotdeauna), o interogare de selectare utilizează sintaxa de bază: SELECT [nume_tabel_sau_interogare].[nume_câmp] FROM [nume_tabel_sau_interogare]. În acest caz, interogarea conţine două clauze (SELECT şi FROM). Prima clauză se referă la un tabel şi la un câmp din acel tabel; a doua clauză se referă numai la tabel. De reţinut: clauza FROM va comunica întotdeauna numele tabelului sau a interogării sursă. Clauzele SELECT nu vor conţine întotdeauna numele tabelului sau al interogării, deşi conţin întotdeauna cel puţin numele unui câmp. Cu toate acestea, toate clauzele FROM trebuie să se refere la un tabel sau la o interogare.
4. Efectuaţi una din următoarele acţiuni:
Dacă interogarea din câmpul Căutare face referire la altă interogare, faceţi clic pe butonul Generare (În fila Date din foaia de proprietăţi, faceţi clic peq41) pentru a deschide interogarea în vizualizarea Proiectare. Reţineţi numele din tabelului care apare în secţiunea de sus a proiectantului de interogări, apoi continuaţi cu pasul 4.
Dacă interogarea din câmpul Căutare se referă la un tabel, reţineţi numele tabelului, apoi treceţi la pasul 4.
5. În Panoul de navigare, faceţi dublu clic pe tabelul sursă pentru a-l deschide în vizualizarea Foaie de date.
6. Găsiţi câmpul care conţine datele utilizate în lista de căutare, apoi editaţi datele după cum este necesar.

Ştergerea înregistrărilor fără legături dintr-o bază de date

Când ştergeţi înregistrări complete dintr-o bază de date, ştergeţi datele din fiecare câmp şi ştergeţi şi valoarea cheii — valoarea care dă unicitate câmpului. Dacă înregistrarea nu are legătură cu nicio altă înregistrare (adică valoarea cheii nu se află în alte înregistrări sau tabele din baza de date), aveţi posibilitatea să ştergeţi înregistrarea selectând-o şi apăsând DELETE. Dacă doriţi să ştergeţi un număr mare de înregistrări fără legături — mai multe decât este practic să se şteargă manual — aveţi posibilitatea să utilizaţi o interogare de ştergere pentru a le elimina. Procedurile din următoarele secţiuni explică modul în care se efectuează ambele activităţi.

Ştergerea manuală a unei înregistrări fără legături

1. În vizualizarea Foaie de date, deschideţi tabelul sau interogarea care conţine datele pe care doriţi să le ştergeţi.
2. Găsiţi înregistrarea (rândul) pe care doriţi să o ştergeţi, apoi faceţi clic pe butonul Selectare totală — pătratul aflat în partea dreaptă sau în partea stângă a înregistrării. Aveţi posibilitatea să selectaţi rânduri individuale sau să faceţi clic şi să glisaţi pentru a selecta un set de rânduri alăturate, sau să apăsaţi CTRL şi să faceţi clic pe butonul mouse-ului pentru a selecta mai multe rânduri care nu sunt alăturate.
Access plasează o bordură în jurul înregistrării (a întreg rândului) sau a blocului de înregistrări selectate.
3. Apăsaţi DELETE.
-sau- În fila Pagină de pornire, în grupul Înregistrări, faceţi clic pe Ştergere. -sau- Faceţi clic cu butonul din dreapta pe Selectare totală, apoi faceţi clic pe Ştergere înregistrare. Dacă nu aveţi posibilitatea să faceţi clic pe butonul Selectare totală, poziţionaţi cursorul într-un câmp al înregistrării. Apoi, în fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceţi clic pe săgeata jos de lângă Ştergere, apoi pe Ştergere înregistrare.
4. Când Access vă solicită să confirmaţi ştergerea, faceţi clic pe Da.

Ştergerea înregistrărilor fără legături utilizând o interogare de ştergere

Când utilizaţi o interogare de ştergere pentru a elimina date, urmaţi acelaşi proces atât pentru înregistrări cu legături, cât şi pentru înregistrări fără legături — creaţi mai întâi o interogare de selectare, vă asiguraţi că returnează numai înregistrările pe care doriţi să le ştergeţi, apoi efectuaţi conversia interogării de selectare într-o interogare de ştergere. Informaţiile şi paşii din următoarea secţiune explică modul în care se şterg înregistrările cu legături.

Ştergerea înregistrărilor cu legături dintr-o bază de date

Procesul de ştergere a înregistrărilor cu legături dintr-o bază de date presupune următorii paşi generali.
Pregatirea pentru ştergere. Asiguraţi-vă că aveţi permisiunile necesare pentru a şterge datele, asiguraţi-vă că toţi ceilalţi utilizatori au închis orice obiecte care utilizează tabelele implicate, apoi creaţi o copie de rezervă pentru baza de date.
Modificaţi relaţia dintre tabelele implicate în ştergere. Mai specific, activaţi opţiunile Integritate referenţială şi Ştergere în cascadă câmpuri corelate. Astfel, ştergerea se poate desfăşura în cascadă în toate tabelele afectate şi poate şterge toate datele cu legături.
Creaţi o interogare de selectare, apoi adăugaţi criterii după cum este necesar până când interogarea returnează setul corect de înregistrări.
Efectuaţi conversia interogării de selectare într-o interogare de ştergere, apoi utilizaţi-o pentru a şterge date.

Pregătirea pentru ştergere

Efectuaţi următoarele activităţi înainte să ştergeţi orice înregistrări dintr-o bază de date.
Asiguraţi-vă că baza de date nu este doar în citire. Pentru a vedea starea bazei de date, în Microsoft Windows Explorer, faceţi clic cu butonul din dreapta pe fişierul bazei de date (fişierul .accdb sau .mdb), apoi faceţi clic pe Proprietăţi în meniul de comenzi rapide. În caseta de dialog Proprietăţi, asiguraţi-vă că este debifată caseta de selectare Doar în citire.
Verificaţi că aveţi suficiente permisiuni pentru a şterge înregistrările din baza de date. Dacă nu sunteţi sigur, contactaţi administratorul de sistem sau proiectantul bazei de date.
Verificaţi cu alţi utilizatori ai bazei de date pentru a vă asigura că ştergerea nu va avea efecte adverse.
Solicitaţi tuturor utilizatorilor bazei de date să închidă toate tabelele, formularele, interogările şi rapoartele care utilizează datele pe care doriţi să le ştergeţi. Aceşti paşi ajută la evitarea încălcărilor de blocare.
Dacă sunt mulţi utilizatori conectaţi la baza de date, este posibil să fie necesar să închideţi baza de date şi să o deschideţi din nou în mod exclusiv. Pentru a face aceasta, faceţi clic pe Butonul Microsoft Office , apoi faceţi clic pe Deschidere. Răsfoiţi şi selectaţi baza de date, faceţi clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi faceţi clic pe Deschidere exclusivă.

q37

Creaţi o copie de rezervă pentru baza de date înainte să editaţi sau să ştergeţi înregistrări. Anumite operaţiuni de ştergere pot fi inversate, dar crearea unei copii de rezervă asigură că aveţi întotdeauna posibilitatea să efectuaţi modificările.
1. Faceţi clic pe butonul Microsoft Office , indicaţi spre Gestionare, apoi faceţi clic pe Copiere de rezervă bază de date, sub Gestionare bază de date.
2. În caseta de dialog Salvare copie de rezervă ca, specificaţi un nume şi o locaţie pentru copia de rezervă, apoi faceţi clic pe Salvare.Access închide fişierul original, creează copia de rezervă, apoi deschide din nou fişierul original. Pentru a reveni la o copie de rezervă, închideţi şi denumiţi din nou fişierul original astfel încât copia de rezervă să utilizeze numele versiunii originale. Atribuiţi numele versiunii originale copiei de rezervă, apoi deschideţi copia de rezervă redenumită în Access.
După cum este necesar, identificaţi şi revizuiţi relaţiile care implică tabelul din care ştergeţi înregistrări. Urmaţi aceşti paşi:
În fila Instrumente bază de date, în grupul Afişare/Ascundere, faceţi clic pe Relaţii.

q38

Fila document Relaţii apare şi afişează toate tabelele din baza de date, plus relaţiile dintre fiecare tabel şi orice alt tabel. Fila indică fiecare relaţie ca o linie care conectează tabele. Următoarea ilustraţie arată un set tipic de relaţii. Fila document Relaţii arată partea "unu" cu numărul unu (1) şi partea "mai-mulţi" cu simbolul infinit (∞). Următoarea ilustraţie afişează o relaţie tipică:

q39

Ca regulă, când ştergeţi înregistrări în partea "unu" a unei relaţii, ştergeţi de asemenea toate înregistrările cu legături din partea "mai-mulţi" a relaţiei. Dacă nu faceţi aceasta, creaţi înregistrări solitare care nu au semnificaţie. Cu toate acestea, când ştergeţi înregistrări din partea "mai-mulţi" a unei relaţii, nu ştergeţi înregistrările din partea "unu".
De asemenea, este posibil ca o relaţie să impună un set de reguli denumite integritate referenţială. Regulile asigură faptul că cheile externe dintr-o bază de date conţin valori corecte. O cheie externă este o coloană ale cărei valori se potrivesc cu valorile din coloana cheii primare din alt tabel.
Reţineţi că, deşi Access activează integritatea referenţială în mod implicit în majoritatea cazurilor, o bază de date trebuie mai întâi să respecte următoarele condiţii:
Pentru a adăuga o relaţie între două tabele care conţin deja date, datele existente trebuie să se supună regulilor relaţiei. De exemplu:
Câmpul care se potriveşte din tabelul principal trebuie să fie cheie primară sau să aibă un index unic.
Câmpurile legate din tabelul primar şi secundar trebuie să aibă acelaşi tip de date.
Există două excepţii la această regulă. Un câmp AutoNumerotare poate fi legat de un câmp Număr în cazul în care câmpul Număr are proprietatea DimensiuneCâmp setată la Întreg lung. De asemenea, un câmp AutoNumerotare care are proprietatea Dimensiune câmp setată la ID reproducere poate fi legat la un câmp Număr care are proprietatea Dimensiune câmp setată la ID reproducere.
Ambele tabele aparţin aceleiaşi baze de date Access.
Dacă tabelele sunt legate, trebuie să fie în format Access.
De asemenea, trebuie să deschideţi baza de date care conţine tabelele legate şi să activaţi integritatea referenţială. Nu aveţi posibilitatea să impuneţi regulile de integritate referenţială pentru tabelele legate din baze de date în alt format, cum ar fi registrele de lucru Microsoft Office Excel 2007. Pentru mai multe informaţii despre activarea integrităţii referenţiale, consultaţi paşii din această secţiune.
1. Reţineţi numele câmpurilor de tabel din fiecare parte a relaţiei.
2. Deschideţi fiecare tabel şi revizuiţi datele din fiecare câmp pentru a verifica faptul că în câmpurile respective există datele pe care doriţi să le ştergeţi.
3. Lăsaţi fereastra Relaţii deschisă şi treceţi la urmatorii pasi

Editarea relaţiei

1. Dacă nu aţi făcut-o deja, deschideţi fereastra Relaţii.
În fila Instrumente bază de date, în grupul Afişare/Ascundere, faceţi clic pe Relaţii.
2. Faceţi clic cu butonul din dreapta pe relaţia (linia) care conectează tabelele implicate în operaţiunea de ştergere, apoi faceţi clic pe Editare relaţie în meniul de comenzi rapide.
-sau- În fila Proiect, în grupul Instrumente, faceţi clic pe Editare relaţii. Se afişează caseta de dialog Editare relaţii.
1. Asiguraţi-vă că este bifată caseta de selectare Impunere integritate referenţială.
2. Bifaţi caseta de selectare Ştergere în cascadă câmpuri corelate.
Până dezactivaţi din nou această proprietate, ştergerea unei înregistrări din partea "unu" a relaţiei şterge toate înregistrările asociate din partea "mai mulţi" a relaţiei.
3. Faceţi clic pe OK, închideţi fereastra Relaţii, apoi treceţi la următorul set de paşi.

Crearea unei interogări de selectare

1. În fila Creare, în grupul Altele, faceţi clic pe Proiectare interogare.

q40

Se deschide proiectantul de interogări, se afişează fila Proiectare şi se afişează casetade dialog Afişare tabel.
2. Selectaţi tabelul de pe partea "unu" a relaţiei, faceţi clic pe Adăugare, apoi pe Închidere.Tabelul apare ca o fereastră în secţiunea de sus a grilei de proiectare a interogării. Fereastra listează toate câmpurile din tabel.

q35

Această ilustraţie afişează un tabel obişnuit în proiectant:
3. Faceţi dublu clic pe asterisc (*) pentru a adăuga toate câmpurile la tabel în grila de proiectare.
Adăugarea tuturor câmpurilor permite interogării de ştergere să elimine înregistrări (rânduri) complete din tabel.
4. Opţional, adăugaţi un câmp de tabel care permite introducerea criteriilor.
De exemplu, să presupunem că un client dă faliment şi trebuie să eliminaţi toate comenzile în aşteptare pentru clientul respectiv. Pentru a găsi numai acele înregistrări, adăugaţi câmpurile ID client şi Dată comandă în grila de proiectare.
5. Dacă aţi urmat pasul anterior, introduceţi criteriile în rândul Criterii din grila de proiectare.
Utilizaţi criteriile pentru a returna numai înregistrările pe care doriţi să le ştergeţi. Altfel, interogarea de ştergere elimină fiecare înregistrare din tabel. Pentru a continua exemplul din pasul anterior, introduceţi numărul ID al clientului care a dat faliment şi data la care comenzile clientului au devenit nevalide.
6. Dacă aţi urmat pasul anterior, atunci debifaţi caseta de selectare Afişare pentru fiecare câmp de criteriu.
7. În fila Proiect, în grupul Rezultate, faceţi clic pe Executare.
Verificaţi că interogarea returnează înregistrările pe care doriţi să le ştergeţi.
8. Păstraţi interogarea deschisă, apoi treceţi la paşii următori.

Efectuarea conversiei interogării de selectare într-o interogare de ştergere şi ştergerea datelor

1. Faceţi clic pe Vizualizare proiect pentru a comuta de la foaia de date la proiectantul de interogări.
2. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceţi clic pe Ştergere.
Access modifică interogarea de selectare într-o interogare de ştergere, ascunde rândul Afişare din secţiunea inferioară a grilei de proiectare şi adaugă rândul Ştergere. Asiguraţi-vă că rândul Ştergere din coloana (*) (toate câmpurile) afişează De la. Cuvântul Unde ar trebui în orice coloane de criterii.
3. Asiguraţi-vă că doriţi să ştergeţi datele, apoi faceţi clic pe Executare .
Access vă solicită să confirmaţi ştergerea.Faceţi clic pe Da pentru a şterge datele.

Ştergerea tabelelor dintr-o bază de date

Pentru a şterge tabelele:
1. Dacă aveţi tabelul deschis în orice vizualizare (cum ar fi vizualizarea Proiectare sau vizualizarea Foaie de date), închideţi-l.
2. În Panoul de navigare, faceţi clic cu butonul din dreapta pe tabel, apoi faceţi clic pe Ştergere în meniul de comenzi rapide.
Access vă solicită să confirmaţi ştergerea.Faceţi clic pe Da. Dacă tabelul este legat la unul sau mai multe tabele, Access vă întreabă dacă doriţi să ştergeţi acele relaţii.
3. Faceţi clic pe Da.
Access şterge relaţiile, apoi şterge tabelul.