Căutarea informaţiilor

Căutarea informaţiilor în tot mediul Microsoft Office Outlook 2007 este una dintre caracteristicile noi principale oferite de aplicaţie. Metodele şi principiile serviciilor de căutare sunt noi şi mai rapide. Când căutaţi informaţiile nu mai contează folderul în care vă aflaţi. Acum aveţi posibilitatea să căutaţi anumite cuvinte indiferent dacă vă aflaţi în persoane de contact, mesaje de poştă electronică, calendare sau activităţi. Tehnologia noii metode de căutare este aceeaşi cu a sistemului Microsoft Windows şi este legată de aceasta. Serviciul de căutare „Căutare Desktop” se activează automat după ce instalaţi 2007 Microsoft Office System pe computer. Acest serviciu accelerează mult căutarea, fapt permis de accesul indexat la informaţii.

Căutarea instantanee

Pentru funcţionarea corectă a caracteristicii „Căutare instantanee”, trebuie să instalaţi o componentă denumită căutare locală, care face parte din sistemul de operare Microsoft Windows. Dacă această componentă nu este instalată pe computer, când porneşte aplicaţia Microsoft Office Outlook 2007 vedeţi o fereastră de dialog cu opţiunea de descărcare a software-ului. Dacă descărcaţi software-ul, trebuie să reporniţi Outlook pentru a face caracteristica „Căutare instantanee” să funcţioneze.

Se recomandă să activaţi sau să instalaţi această caracteristică deoarece aceasta accelerează activităţile de căutare. Pentru a afla funcţiile caracteristicii de căutare instantanee, verificaţi dialogul de căutare.

1

Dacă este activă caracteristica, vedeţi o opţiune pentru introducerea unui criteriu de căutare

2

Dacă nu utilizaţi caracteristica de „Căutare instantanee”, iar opţiunea de căutare instantanee afişată vă deranjează, aceasta se poate dezactiva.

În meniul „Instrumente”, faceţi clic pe comanda „Opţiuni”. 

Vedeţi o fereastră de dialog în care dezactivaţi caseta de selectare „Afişează un mesaj pentru activarea căutării instantanee” activată.

Nu găsiţi această opţiune în cazul în care Căutare instantanee nu este instalată şi activă.

Căutarea în mesaje

Întreaga operaţiune de căutare este foarte simplă. După cum s-a menţionat, aveţi posibilitatea să căutaţi în tot Microsoft Office Outlook 2007, inclusiv în folderele de poştă electronică sau în calendare, note şi altele. Pentru o căutare simplă într-un anumit folder utilizaţi procedeul următor: 

• Deplasaţi-vă la folderul unde efectuaţi căutarea (de ex., în Inbox). 

• În câmpul de căutare introduceţi textul pe care îl căutaţi. Nu este obligatoriu să fie câmpul subiect al mesajului; se poate utiliza şi text din interiorul corpului mesajului. 

• Mesajele găsite se afişează într-o fereastră cu rezultatele căutării, unde textul este evidenţiat cu galben. Culoarea galbenă se poate modifica din opţiunile aplicaţiei. 

Dacă rezultatele afişează elemente care nu corespund dorinţelor dvs. utilizaţi comanda „Căutaţi din nou utilizând Căutare toate elementele de corespondenţă”. Astfel căutarea se va efectua în toate elementele folderelor de poştă electronică.

Dacă textul căutat face parte din calendar, activităţi sau alte foldere, comutaţi la afişarea tuturor elementelor din folderul de poştă electronică, iar căutarea se va efectua în acelaşi mod în toate elementele din Outlook. Aceeaşi funcţie este partajată de pictograma de căutare „Căutare toate elementele de corespondenţă”

3

Deoarece aceasta este o căutare indexată, nu este nevoie să confirmaţi câmpul Căutare. Textul se va căuta automat în funcţie de filtrul introdus şi va filtra mesajele care corespund condiţiei. Rezultatele căutării se modifică automat în funcţie de textul introdus. De exemplu, dacă introduceţi cuvântul Praga în câmpul „Căutare” se vor căuta toate mesajele care conţin cuvântul Praga. Dacă modificaţi cuvântul căutat în „Pra”, se vor căuta toate mesajele care conţin: praghez etc.

4

Proprietăţile căutării se editează din fereastra de dialog „Opţiuni căutare”. Aici se poate să setaţi culoarea cuvintelor căutate sau afişarea rezultatelor căutării pentru a apărea când tastaţi criteriul.

Criteriile de căutare extinse

Criteriile suplimentare pentru căutarea în elemente se utilizează atunci când doriţi să căutaţi un mesaj sau element în aplicaţie, iar selectarea de bază a unui criteriu unic pentru text este insuficientă.

5Introducerea criteriilor extinse este accesibilă prin „Extindere generator de interogări”, din partea dreaptă a câmpului de căutare.

Căutarea extinsă permite introducerea condiţiilor multiple. Aceste condiţii se pot combina şi lega liber. Afişarea de bază a Căutării extinse are opţiunea de căutare în câmpurile: „Către”, „De la”, „Subiect” şi „Corp”. Dacă această selecţie de câmpuri nu este suficientă, aveţi posibilitatea să adăugaţi mai multe câmpuri de căutare utilizând butonul „Adăugare criterii”. Aici aveţi opţiunea de a adăuga alt câmp, pentru o căutare mai detaliată.

De asemenea, reţineţi că în câmpul „Căutare” criteriile introduse se listează în funcţie de sintaxa de căutare. De exemplu De la: Thomas. Această metodă se poate utiliza dacă doriţi să acceleraţi şi mai mult căutarea.

7

Căutarea în alte foldere din Microsoft Office Outlook 2007 se realizează într-un mod asemănător. Fereastra „Căutare” se adaptează automat la folderul în care vă aflaţi. Aceasta înseamnă că procesul de căutare, de exemplu în folderul „Persoane de contact”, oferă un mediu similar, dar câmpuri de căutare diferite.

Funcţiile de căutare se găsesc şi în meniul „Instrumente” de sub elementul „Căutare instantanee”. Mai sunt şi alte opţiuni disponibile. Funcţia „Căutare Desktop” este o comandă interesantă, care caută în toate elementele, inclusiv în fişierele şi folderele din computer. Acest lucru se produce în mod similar „Căutării instantanee” din Microsoft Office Outlook 2007.

6