Modificarea unui raport

Modificarea unui raport

Pentru a modifica un raport trebuie sa-l deschidem in modul Vizualizare in mod proiectare.
modif-raport
Se deschide o fereastra care prezinta mai multe zone: zona de antet a raportului(antet raport), a paginii(antet pagina) ,zona rezervata fiecariu camp din care s-au grupat datele,zona rezervata continutului raportului,zona de subsol a raportului,a paginii(subsol pagina). Pentru lucrul cu obiectele raportului se foloseste o bara verticala,respectiv caseta de instrumente.Daca aceasta nu este activa la deschidere, se poate selecta din meniul Vizualizare->Caseta de instrumente sau se da click dreapta pe formular si se selecteaza Caseta de instrumente.

Dintre butoanele mai importante:

caseta text – cu ajutorul careia putem aseza o caseta in interiorul careia scriem text;

imagine – cu ajutorul careia putem insera o imagine

Pentru a modifica culoarea de background se da click dreapta si se alege Culoare de umplere/fundal

culoare_fundal

Putem muta casetele in diferite zone prin selectarea lor si mutarea cu mouse-ul

Crearea unui raport

Crearea unui raport

Pentru a crea un raport se procedeaza in modul urmator: din meniul vertical din stanga se alege optiunea Rapoarte.Avem doua posibilitati de creare:

Creare raport in modul Vizualizare proiect si Creare raport utilizand Expertul.
rapoarte

Daca alegem Expertul trebuie sa efectuam urmatoarele operatiuni:

-) Din sectiunea Tabele/Interogari alegem tabelul/interogarea pentru care vrem sa realizam raportul.Din sectiunea Campuri disponibile selectam campurile pe care le dorim in raport si cu ajutorul sagetilor le mutam in partea dreapta , in sectiunea Campuri selectate.Daca dam pe cele doua sageti vom muta toate campurile, daca dam click pe sageata singulara  > mutam doar campul selectat.

expert-raport

-) In sectiunea Adaugati neveluri de grupare? putem alege campuri dupa care informatiile afisate sa fie grupate.Se selecteaza campul dupa care vrem sa grupam si se muta in dreapta cu ajutorul sagetii >.Daca nu vrem sa mai apara un camp ca nivel de grupare il mutam din dreapta in stanga cu ajutorul sagetii <
raport-grupare

-) Urmatoarea fereastra permite selectarea campurilor dupa care se face sortarea.Campurile se aleg din nlista derulanta. Putem alege un camp sau mai multe (maxim 4).Putem alege sortare ascendenta sau descendenta pentru fiecare camp in parte.
raport-sortare
Butonul Optiuni de sinteza permite adaugarea la raport a valorilor sumative aplicate campurilor de tip numeric(suma, medie aritmetica, cea mai mica valoare, cea mai mare valoare).De exemplu daca bifam casuta Max atunci in raport se va afisa si cea mai mare valoare corespunzatoare criteriul de grupare
raport-sinteza

-) Urmatoarea fereastra permite aranjarea informatiilor in raport.Pagina poate fi verticala (portret) sau orizontala (vedere).Putem alege diferite aspecte si alinieri.
raport-pagina

-) In urmatoarea fereastra putem alege stilul de afisare.raport-afisare

-) Ultima fereastra Expert raport permite stabilirea unui nume pentru raport si alegerea intre previzualizare (Examinare raport) si modificarea manuala a aspectului.Se apasa butonul Terminare.
raport-final
http://www.youtube.com/watch?v=oGRD14fb2Ok {joscommentenable}

Relationarea tabelelor

RELATIONAREA TABELELOR

Relationarea tabelelor se realizeaza in momentul in care datele dorite se afla in tabele diferite si dorim o informatie ce necesita combinarea acestor date.Datele dintr-un tabel depind de datele din celalalt tabel astfel incat sa se poata crea o legatura iar campul dintr-un tabel trebuie sa fie cheie primara.

Relatia se stabileste intre campurile tabelelor, care trebuie sa aiba valori compatibile.

Se procedeaza in modul urmator: Se da click pe optiunea Relatiirelatiidin meniul Instrumente.

Se deschide o fereastra de unde alegem tabelele intre care se va stabili relatia.
adaugtabele
Se selecteaza tabelele dorite, se da click pe Adaugare iar la sfarsit pe Inchidere.

In urmatoarea fereastra se selecteaza campul din primul tabel (cheie primara), se tine butonul stanga al mouse-ului apasat si se trage peste campul corespondent din tabela final (cheie secundara).Se alege optiunea Creare.
crearerelatii

Fereastra cu tabelele relationate arata acum in felul urmator:
relatie
Pentru a modifica o relatie se da click dreapta pe relatie si se alege Editare relatii iar pentru a o sterge se alege Stergere.
editare-relatii

Exemplu: Avem doua tabel diriginti(nume_dirig,clasa-cheie primara) si elevi(nrmatricol,nume,clasa,media) si le vom relationa dupa campul comun clasa.

http://www.youtube.com/watch?v=ty5NfjcIEhE

Crearea unei interogari compuse

Crearea unei interogari compuse

Interogarea compusa are loc atunci cand numarul tabelelor implicate este mai mare decat 1si implicit datele care sunt folosite in interogare fac parte din aceste tabele.

Se procedeaza la fel ca la interogarea simpla

Daca tabelele nu sunt relationate,atunci, dupa ce au fost selectate, trebuie sa se stabileasca o relatie.Acest lucru il putem realiza dand click pe numele campului dintr-un tabel si tinand mouse-ul apasat il mutam peste campul corespunzator din celalalt tabel.Daca nu se stabileste relatonarea, interogarea rezultata va contine produsul cartezian al tuturor inregistrarilor din tabele.
interogare

Exemplu

Avem 2 tabele:Elevi(nrmatricol,nume,clasa,media) si Diriginti(nume_dirig,clasa),Vrem sa aflam numele dirigintelui si clasa elevului corigent.

http://www.youtube.com/watch?v=3ZOMYuM_pW8

crearea unui tabel

Crearea unui tabel

Pentru a crea un tabel trebuie sa-i definim structura si sa introducem înregistrarilor. Definirea structurii presupune stabilirea câmpurilor tabelei: denumirea, tipul si proprietatile acestuia.Aceasta operatie poate fi realizata în trei moduri, asa cum se observa în figura:

crearetabel

Daca alegem CREARE TABEL IN MOD VIZUALIZARE, se va deschiderea o fereastra ca cea de mai jos:

table

Aceasta fereastra este împartita în doua sectiuni orizontale: în partea superioara se precizeaza numele câmpului (coloana NUME CAMP), tipul – care reprezinta, de fapt, tipul datelor pe care le va contine (coloana TIP DE DATE) si descrierea acestuia (coloana DESCRIERE) – care este optionala. Cea de-a doua sectiune contine proprietatile câmpului, grupate în doua categori

Exemplu: Pentru a retine în tabela ELEVI urmatoarele informatii despre mai multi elevi, vom crea urmatoarea structuratabel

http://www.youtube.com/watch?v=se0EPfdN_c0

Crearea unei interogări simple

Crearea unei interogări simple

Interogarile se pot crea in doua moduri: Creare interogare utilizand Expertul si Creare interogare in modul Vizualizare proiect.Vom alege pentru acest exemplu Creare interogare in modul Vizualizare proiect.Se da dublu click.Apare o fereastra Afisare tabel.De aici se alege tabelul asupra caruia se aplica interogarea;se da click pe Adaugare si apoi pe Inchidere
afisaretabel

{module orizontal600}

Din tabel se aleg campurile pentru interogare dandu-se dublu click pe ele.De la Afisare se bifeaza daca vrem sau nu sa apara in interogare iar la Criterii vom introduce conditiile impuse interogarii.

interogare-simpla

Aceste conditii pot fi realizate utilizand operatori matematici,logici,de comparatie.Daca dam click dreapta in celula Criterii si alegem Construire se deschide un Generator de expresii unde putem realiza conditii complexe.

Exemplu: Avand un tabel Elevi(nrmatricol,nume,clasa,media) vrem sa aflam elevii corigenti(au media mai mica decat 5)

http://www.youtube.com/watch?v=y6FPMKGWjUg {joscommentenable}

crearea unui formular

Crearea unui formular

Formularele sunt create pentru a oferi utilizatorului o interfata grafica prietenoasa in lucrul cu bazele de date.Sunt folosite inclusiv pentru a introduce date sau pentru a le modifica.

formular

Se selecteaza optiunea Formulare din meniul vertical situat in partea stanga a ferestrei corespunzatoare bazei de date .Sunt afisate in fereastra din dreapta cele doua moduri in care putem crea un formular:Vizualizare proiect si utilizand Expertul.

Daca vrem sa utilizam Expertul se efectueaza dublu click pe Creare formular utilizand Expertul.
expertformular

Din Tabele/Interogari se selecteaza tabelul sau interogarea pentru care vrem sa cream formularul.Din Campuri disponibile se aleg campurile care urmeaza sa apara in formular;acestea se vor muta in campuri selectate.Daca se da click pe cele 2 sageti >>atunci se muta toate campurile,daca se da click pe o sageata >atunci se muta doar campul selectat.

Mai departe se alege aspectul pentru formular,stilul,titlul.La acest pas se alege si modul de deschidere al formularului:pentru afisare/introducerea informatiilor sau pentru modificare.Daca se alege pentru afisare, formularul va apare in modul in care a fost creat.

formaformular

 

La final se da clik pe Terminare.Formularul arata ca in exemplul alaturat.Se observa inregistrarile cu valorile corespuunzatoare.

In partea de jos avem niste butoane pentru navigarea prin inregistrari.

Ultimul buton permite adaugarea de noi inregistrari

http://www.youtube.com/watch?v=bh7yBLaY5WI {joscommentenable}

crearea unui index

Crearea unui index

Indexarea unei tabele reprezinta operatia prin care se ordoneaza logic înregistrarile acesteia, dupa un anumit criteriu (sau mai multe), numit index. . Cheia primara este considerata automat index.

Crearea unui index după un singur câmp

  • Deschideți un tabel în Vizualizare in mod proiectare În secțiunea superioară a ferestrei, faceți clic pe câmpul pentru care doriți crearea unui index (index: Facilitate care accelerează căutarea şi sortarea într-un tabel bazat pe valori cheie şi poate impune unicitatea pentru rândurile dintr-un tabel. Cheia primară a unui tabel este automat indexată. Anumite câmpuri nu pot fi indexate datorită tipului lor de date.).
  • În secțiunea inferioară a ferestrei, faceți clic în caseta proprietate Indexat, și apoi clic pe Da (Dubluri OK) sau Da (Fără Dubluri).
  • index-unic

    Crearea unui index după câmpuri multiple

    1. Deschideți tabelul în Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastră care afişează proiectul următoarelor obiecte bază de date: tabele, interogări, formule, rapoarte, macrocomenzi şi pagini de acces la date. în Vizualizare proiect se pot crea obiecte bază de date noi şi modifica proiectul celor existente.).
    2. Faceți clic pe Indexuri index-icon în bara de instrumente.
    3. În primul rând necompletat din coloana Nume Index, tastați un nume pentru index (index: Facilitate care accelerează căutarea şi sortarea într-un tabel bazat pe valori cheie şi poate impune unicitatea pentru rândurile dintr-un tabel. Cheia primară a unui tabel este automat indexată. Anumite câmpuri nu pot fi indexate datorită tipului lor de date.). Aveți posibilitatea să denumiți indexul după unul din câmpurile index, sau să utilizați un alt nume.
    4. În coloana Nume câmp, faceți clic pe săgeată și selectați primul câmp pentru index.
    5. În rândul următor din coloana Nume câmp, selectați al doilea câmp pentru index. (În rândul respectiv lăsați coloana Nume index necompletată). Repetați acest pas până la selectarea tuturor câmpurilor de inclus în acest index.

    index-multiplu

    http://www.youtube.com/watch?v=XmMLurvOlwE

    cheie primara

    Cheie primara

    Este un câmp care identifică în mod unic înregistrările unei tabele. De exemplu, putem avea doi elevi cu acelasi nume, dar ei se identifica unic prin nrmatricol

    Pentru a stabili un câmp drept cheie primară dam click dreapta pe tabel si VIZUALIZARE IN MOD PROIECTARE, executăm clic dreapta pe numele câmpului care dorim să devină cheia tabelei şi selectăm CHEIE PRIMARA din meniul contextual sau apăsăm butonul de pe bara de pictograme.

    {module orizontal600}

    cheie-primara

    Dacă vor fi folosite mai multe câmpuri pentru cheie primară, trebuie selectate toate şi apoi apăsat butonul CHEIE PRIMARA.

    Dacă vrem sa salvam tabela fără să stabilim o cheia primară, Access va da un mesaj de avertizare. Putem reveni în modul VIZUALIZARE IN MOD PROIECTARE şi sa ataşăm cheia unui câmp sau putem accepta ataşarea automată a unui câmp de tip AUTONUMEROTARE cu rol de cheie primară, camp care se va numi ID.

    Observatie:

    -cheia primara este importanta mai ales in relationarea tabelelor.

    -cheia primara nu permite valorile duplicat.

    http://www.youtube.com/watch?v=WeV54dYY-Tc{joscommentenable}